Cada um no seu squad: Como os dados ajudam a romper barreiras entre as áreas?

Dividir os times em squads dentro de uma empresa para ter pessoas dedicadas a assuntos específicos e ganhar mais agilidade na operação faz todo sentido. Porém, essa divisão não deve criar muros entre as equipes ou fazer com que os indicadores sejam compartilhados somente entre cada área.

O que acontece muitas vezes é que de tão focado e dedicado que um grupo se torna, o laço que existia com os outros times fica enfraquecido. Percebemos isso principalmente quando falamos de visão estruturada de dados.

Vamos entender como podemos melhorar os resultados de qualquer empresa apostando na integração das áreas através da coleta de dados e dashboards estratégicos. 

De olho nas metas e objetivos da empresa

Para ilustrar melhor a questão, vamos trazer esse conceito para o exemplo de uma Universidade e, de forma simplificada, pensar em como seria essa estrutura aplicada à realidade. 

Em uma instituição de ensino superior, temos a squad de aquisição, de conversão, de relacionamento com aluno, de retenção, de marketing e publicidade, entre tantas outras. Claro que a meta geral da empresa é única: captar e reter o maior número de alunos possível. Entretanto, cada time tem seus indicadores operacionais – e eles muitas vezes ficam somente em determinado “quadrado”.

Se cada squad olhar só para o seu quadrado…

Como exemplo, o time de Aquisição é responsável por desenhar estratégias com foco na inscrição de alunos. Já o time de Marketing e Publicidade é encarregado de criar campanhas criativas e gerenciar os investimentos em mídia paga para maior eficiência e melhor custo (não precisa gerar necessariamente uma economia, mas uma forma de trazer os melhores resultados, otimizando os investimentos). E do “outro lado do andar”, está o time de relacionamento com os alunos, responsável por toda comunicação e vínculo entre os estudantes e a instituição, e que tem como objetivo aumentar o engajamento com as aulas e programas acadêmicos.

As dificuldades começam a aparecer a partir do momento em que não há interação entre esses times. Cada colaborador precisa entender que a união das áreas gera resultados positivos e os aproximam da meta geral da empresa, provando que metas são pensadas e calculadas em cima de esforços conjuntos. 

Voltando ao exemplo, caso não haja essa interação, o time de aquisição não estará preocupado em saber qual foi o custo real de cada aluno que ocupou a sala de aula. Por sua vez, o time de relacionamento com os alunos não passará nenhum insight sobre comportamento e perfil que poderia contribuir com a estratégia de mídia. Indo mais além, o time de retenção vai encontrar dificuldades para remediar as solicitações de cancelamento de matrícula, sem ter a noção de que talvez uma parte dos desistentes já estava fadada a abandonar o curso por não fazer parte do público alvo da universidade.

Sim, isso acontece com maior frequência do que pensamos! 

A visão de um gestor estratégico

Quando começamos a buscar uma visão executiva dos principais indicadores, não importa qual é a squad responsável pelos dados em questão ou se cada um deles vai ser pinçado em um time diferente. De qualquer maneira, esses números precisam estar amarrados de forma coerente para permitir uma visão estruturada e que traga de fato respostas. 

E é nesse momento que surge a possibilidade (maravilhosa) de se inspirar em indicadores e métricas operacionais do time de um andar diferente, ou da sala ao lado, e descobrir que dados estruturados dessa outra área podem auxiliar no desenho de uma estratégia muito mais robusta e assertiva.

Assertividade com a coleta e mineração de dados

Para finalizar, voltamos para o exemplo da universidade. Se entendermos que uma campanha de marketing com apelo X traz eventualmente menos alunos do que uma campanha com apelo Y, contudo, esses alunos são mais comprometidos com as aulas, possuem melhores notas e estão em maior percentual no grupo que paga a mensalidade em dia (informações que podem ser obtidas com as outras equipes), podemos usar esse insight, com base em dados específicos, para dizer quais são as campanhas que dão o melhor retorno a médio/longo prazo.

Além disso, através da análise de dados, conseguimos calcular o ROI das campanhas e ações feitas. Nesta hipótese, podemos medir e comparar se o custo para dar um “tiro de canhão” (com o objetivo de atingir o maior número de pessoas) é muito alto e se ele acaba por converter alunos fora do perfil da universidade, que solicitam o encerramento da matrícula em menos de 1 ano de curso. Se for o caso, ficará claro que esse investimento precisará ser revisto. 

A resposta não está em virar uma chave e abandonar completamente outras ideias para tomar decisões. A grande vantagem de se aliar aos dados é entender quais deles podem ser costurados em cada squad – não importando a qual time/andar/sala eles pertençam – e assim, obter uma visão estratégica do seu negócio e permitir obter a construção de um dashboard ou report sem deixar gaps no meio do caminho.